Absensi tidak lepas dari penggajian, begitupun sebaliknya. Karena besarnya gaji karyawan dipengaruhi dari jumlah absensi atau kehadiran karyawan tersebut dikantor. Datang on-time maupun terlambat tentu akan mempengaruhi gaji yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Apabila diamati lebih jauh, absensi juga mempengaruhi evalusi kinerja karyawan. Tapi tahukah Anda, dampak dari penerapan sistem absensi yang buruk dalam perusahaan?

Job evaluation atau performance evaluation pada setiap periode menjadi tidak subjektif
Dapat meningkatkan fixed cost perusahaan untuk membayar gaji karyawan karena tidak akuratnya data absensi karyawan
Lalu seperti apa sih sistem absensi yang buruk?

Sistem  absensi dikatakan buruk apabila sistem absensi yang diterapkan perusahaan dapat dimanipulasi oleh  karyawan, termasuk didalamnya kecurangan dengan bekerjasama antar karyawan. Lebih buruk lagi jika tidak  adanya keterangan detil waktu karyawan tiba dikantor dan pulang, atau  melakukan lembur. Serta tidak adanya bukti pasti dan real bahwa karyawan tersebut telah melakukan absen.

Kecurangan tersebut banyak terjadi di perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi tradisional. Sehingga, seringkali terjadi kesalahan dan ketidakakuratan data absensi karyawan yang merugikan perusahaan. Selain itu, dalam menjalankan bisnis tentunya prinsip manajemen yaitu efektif dan efisien haruslah selalu dipegang untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan. Sampai saat ini, ada 3 sistem absensi tradisional yang mayoritas digunakan di Indonesia, yaitu:

1. Mesin Ceklok

Apa itu mesin 'ceklok'? Untuk kaum Millenials mungkin tidak terlalu familiar dengan mesin absensi ini. Cara kerja mesin ceklok adalah dengan memasukkan kertas yang sudah dibuat dengan template khusus ke dalam mesin tersebut. Selanjutnya, mesin akan mencatat waktu kedatangan maupun waktu pulang karyawan pada kertas tersebut. Sudah pasti sangat tidak mendukung prinsip manajemen yaitu efektif dan efisien bukan? Mengapa?

Dalam  hal efisiensi, mesin ini mengharuskan perusahaan menyediakan banyak kertas khusus untuk setiap karyawan perusahaan per bulannya. Sedangkan dalam hal efektifitas, mesin ini sangat tidak efektif karena kecurangan absensi yang dilakukan karyawan akan sangat mungkin dilakukan. Karyawan dapat menitipkan kertas tersebut kepada rekan kerjanya, yang biasa  disebut dengan "tipsen"-titip absen.

2. Manual (dengan buku tulis)

Masih banyak perusahaan melakukan pencatatan absensi dengan buku tulis. Kenapa? Karena pencatatan absensi manual menggunakan buku tulis menjadi hal yang  paling mudah dilakukan bagi perusahaan. Terutama untuk UKM dengan jumlah karyawan yang masih belum terlalu banyak. Selain mudah untuk dilakukan, sistem absensi manual seperti ini juga hemat biaya, karena membeli buku tulis dan pulpen dengan biaya Rp 50.000 sudah dapat meng-cover absensi karyawan untuk satu periode. Tapi, apakah sistem absensi ini sudah menerapkan prinsip efektif dan efisien manajemen?

Nyatanya, efektifitas dari sistem absensi ini hampir sama dengan mesin 'ceklok'. Karyawan dapat berbuat curang dengan titip absen atau memanipulasi data di buku tulis. Dan tidak menutup kemungkinan bahwa buku tulis absen itu dapat hilang begitu saja.

Pencatatan absen secara manual memang hemat biaya, tapi apa jadinya jika catatan tersebut hilang dan dimanipulasi oleh karyawan? Pembengkakan fixed costperusahaan untuk membayar gaji karyawan hasil dari ketidakefektifan sistem absensi manual akan terjadi.

3.Fingerprint

Sistem absensi satu ini masih menjadi favorit banyak perusahaan di Indonesia. Pasalnya, mesin fingerprint mudah untuk diaplikasikan. Hanya dengan men-setting mesin di kantor, rekam sidik jari karyawan, dan mesin tersebut dapat memberikan data absensi karyawan. Lalu, bagaimana dengan efektifitas dan efisiensi mesin fingerprint?

Bicara  efisiensi erat kaitannya dengan biaya dan waktu. Dari sisi biaya mungkin memang tidak terlalu efisien dibandingkan dengan sistem absensi manual, namun mesin fingerprint memberikan data absensi karyawan yang lebih akurat. Dilihat dari waktu, pemasangan mesin fingerprint masih dapat ditoleransi.

Tapi bagaimana jika perusahaan harus menghitung biaya maintenance yang perlu dikeluarkan setiap bulan atau periode? Dan berbicara efektifitas, masih memungkinkan terjadi kecurangan pada mesin fingerprint seperti pemalsuan sidik jari dengan menggunakan solatip dan lain sebagainya. Biaya besar yang perusahaan keluarkan untuk membeli mesin fingerprint menjadi tidak efisien dan efektif.

Era teknologi saat ini tidak serta merta hanya menghasilkan internet cepat atau robot. Banyak produk maupun jasa yang terlahir dari kemajuan teknologi. Contoh besarnya adalah hadirnya aplikasi Gojek yang menyerap banyak tenaga kerja dan memberikan alternatif transportasi umum bagi masyarakat. Berbicara kemajuan teknologi, dari sisi jasa telah hadir pula System as Services(SaaS).

Salah satu terobosan SaaS dalam bidang human resource adalah munculnya teknologi inovasi dalam hal pencatatan absensi karyawan. Kehadiran teknologi tersebut mampu menggeser sistem absensi tradisional yang kurang efektif dan efisien.

Salah satunya adalah kehadiran aplikasi Presensi yang muncul pada akhir tahun 2020 ini sebagai sebuah terobosan inovasi pengembangan teknologi untuk sistem absensi perusahaan. Menggunakan teknologi terkini yang membuat data absensi semakin akurat dan meminimalisir kecurangan. Tidak  hanya itu, aplikasi absensi Presensi App juga tidak memerlukan lagi biaya maintenance atau ruang besar untuk meletakkan mesin. Lebih lanjut, mari kita bahas sistem absensi dari aplikasi Presensi.

Keunikan dari aplikasi Presensi adalah cara absen yang unik hanya dengan 'selfie'. Menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System) dan Biometrik sebagai sistem operasional aplikasi, Presensi App muncul sebagai alternatif sistem absensi bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang atau memiliki karyawan dengan mobilitas yang tinggi. Teknologi berbasis GPS memungkinkan perusahaan mencatat banyak titik kehadiran bagi karyawan, dimanapun di dunia. Sedangkan teknologi berbasis Biometrik menggunakan face recognition sebagai komplementer dari sistem GPS, dan membuat aplikasi absensi Presensi lebih akurat dan mencegah karyawan melakukan kecurangan.

Tidak sekedar absensi karyawan, aplikasi Presensi App memiliki beberapa fitur yang semakin memberikan kenyamanan perusahaan dalam mengelola karyawan. Apa saja fiturnya?

Mencatat kehadiran karyawan di beberapa lokasi yang tersebar
Monitor kehadiran karyawan di manapun dan kapanpun dengan menentukan spot lokasi bagi karyawan untuk melakukan absensi.

Memantau kinerja karyawan dengan mobilitas tinggi
Menyediakan real-time report langsung dari perangkat karyawan sehingga membantu pengukuran kinerja  karyawan yang memiliki mobilitas tinggi dengan lebih objektif.

Mengelola reimbursement dengan mudah
HR dan divisi keuangan serta karyawan dapat mengelola reimbursement dalam satu tempat: solusi untuk menggugah bukti pengeluaran atau tanda terima, persetujuan, dan update status pembayaran.
Bagaimana cara kerjanya?

Karyawan hanya perlu melakukan 'selfie' dengan perangkat handphone yang dimilikinya. Foto 'selfie' tersebut tidak dapat dimanipulasi, karena saat pertama kali mengaktifkan aplikasi Presensi karyawan harus meng-upload foto dan sistem akan mempelajari wajah karyawan tersebut yang kemudian akan di verifikasi oleh HR perusahaan. HR adalah orang yang dapat menyetujui foto apakah sesuai dengan karyawan tersebut atau tidak. Selain itu, karyawan hanya dapat absen 'selfie' saat berada di titik (spot) yang telah ditentukan oleh admin portal atau HR sebagai titik absen. Tentunya hal tersebut mencegah karyawan melakukan kecurangan dengan melakukan absen di rumah atau di perjalanan.

Wah seru dan mudah bukan? Absensi hanya dengan 'selfie'! :)