Dalam era digital seperti sekarang, manajemen sumber daya manusia (SDM) tidak lagi bisa dilakukan secara manual. Perusahaan membutuhkan sistem yang efisien, cepat, dan akurat. Di sinilah peran penting HRIS (Human Resource Information System). Namun, tidak semua aplikasi HRIS diciptakan sama. Ada beberapa fitur wajib aplikasi HRIS yang harus dimiliki agar pengelolaan SDM berjalan optimal.
Artikel ini akan membahas fitur-fitur penting yang wajib ada dalam aplikasi HRIS dan mengapa fitur-fitur tersebut sangat dibutuhkan oleh perusahaan modern.
Fitur Wajib dalam Aplikasi HRIS
Agar pengelola SDM berjalan optimal, aplikasi HRIS (Human Resource Information System) harus lebih dari sekadar alat pencatat data. Sistem ini perlu dibekali dengan fitur-fitur unggulan yang mampu mendukung efisiensi, akurasi, dan kemudahan dalam setiap proses HR.
Berikut ini adalah sejumlah fitur penting yang wajib dimiliki oleh aplikasi HRIS modern untuk membantu perusahaan membangun manajemen SDM yang lebih strategis dan terintegrasi.
1. Manajemen Data Karyawan Terpusat
Fitur pertama yang wajib dimiliki oleh aplikasi HRIS adalah manajemen data karyawan yang terpusat. Sistem ini memungkinkan seluruh informasi penting karyawan, seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, jabatan, dan gaji tersimpan dalam satu platform yang mudah diakses kapan saja.
Selain itu, dokumen penting seperti KTP, NPWP, hingga kontrak kerja juga dapat diunggah dan dikelola secara digital. Dengan data yang terorganisir dan terpusat, HR dapat menghemat waktu, meningkatkan efisiensi kerja, serta meminimalkan risiko kesalahan input.
2. Manajemen Kehadiran dan Absensi
Manajemen kehadiran dan absensi merupakan salah satu fitur paling krusial dalam aplikasi HRIS. Data kehadiran yang terekam secara digital ini akan langsung terhubung dengan sistem penggajian dan evaluasi kinerja, sehingga membantu HR mengurangi kesalahan input manual dan meningkatkan efisiensi kerja keseluruhan.
Selain itu, fitur absensi online menjadi kebutuhan yang tak bisa diabaikan. Aplikasi HRIS yang modern harus mampu menyediakan clock-in dan clock-out GPS, pelaporan kehadiran secara real-time, serta integrasi menyeluruh dengan sistem cuti dan lembur. Dengan fitur ini, HR dapat memantau kehadiran karyawan secara akurat kapan saja dan dimanapun, sekaligus mendeteksi pola keterlambatan atau ketidakhadiran yang berulang. Hasilnya pengelolaan SDM yang lebih transparan, efisien, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Manajemen Cuti & Izin
Fitur manajemen cuti & izin dalam aplikasi HRIS memungkinkan karyawan mengajukkan cuti secara online dengan proses yang lebih cepat dan transparan, tanpa perlu alur manual yang memakan waktu. Sistem ini secara otomatis menghitung sisa jatah cuti, memperbarui data karyawan dan mencatat riwayat cuti secara lengkap, sehingga memudahkan HR dalam monitoring sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan terhadap sistem yang lebih praktis dan efisien.
4. Self-Service Karyawan
Fitur selanjutnya yang wajib dalam aplikasi HRIS untuk optimalkan HR dan perusahaan adalah self-service karyawan. Fitur ini memberikan kemudahan bagi setiap karyawan untuk mengakses dan mengelola data mereka secara mandiri. Mulai dari mengajukan izin/cuti, lembur, kunjungan sales, reimbursement, kasbon, melihat slip gaji, hingga memperbarui informasi pribadi, semuanya dapat dilakukan langsung melalui sistem tanpa harus melalui HR secara langsung.
5. Penggajian (Payroll System)
Fitur penggajian (payroll otomatis) dalam HRIS dirancang untuk menyederhanakan proses perhitungan gaji secara otomatis, termasuk potongan pajak, iuran BPJS, hingga tunjangan karyawan. Dengan sistem yang terintegrasi, HR tidak perlu lagi melakukan perhitungan manual yang rawan kesalahan, karena semua data dikalkulasi secara akurat dan real-time berdasarkan informasi kehadiran, cuti, dan lembur.
Selain meningkatkan akurasi, fitur ini juga memastikan slip gaji dapat diakses secara digital dan diterima karyawan tepat waktu. Hal ini meningkatkan transparansi pembayaran, menghemat waktu dan biaya administrasi serta mendorong kepercayaan dan kepuasan karyawan.
6. Laporan dan Analisis Data (HR Analytics)
Fitur laporan dan analisis data (HR Analytics) memungkinkan tim HR mengambil keputusan strategis berbasis data melalui dashboard dan laporan yang informatif. Dengan pemantauan real-time terhadap tren karyawan, tingkat turnover, absensi, dan aspek penting lainnya, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah sejak dini. mengoptimalkan penggunaan sumber daya, serta merumuskan strategi HR jangka panjang yang lebih efektif dan efisien.
Itulah 6 fitur yang wajib ada dalam aplikasi HRIS untuk mengoptimalkan HR dan perusahaan kamu. Untuk itu pahami fitur yang ditawarkan oleh setiap aplikasi HRIS yang ada sebelum memutuskan menggunakan aplikasi tersebut. Tentunya pemilihan aplikasi HRIS tidak bisa asal, pastikan sistem tersebut memiliki fitur wajib aplikasi HRIS seperti manajemen data karyawan, absensi online, manajemen izin/cuti, self-service karyawan, penggajian, laporan dan analisis data.
Hal ini penting dilakukan karena dengan fitur yang lengkap tersebut dapat membentuk sistem HR yang transparan, terintegrasi, dan efisien mengurangi beban administratif sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan. Karena itu, mengadopsi aplikasi HRIS dengan fitur lengkap bukan pilihan, melainkan langkah strategis yang perlu diambil oleh setiap perusahaan untuk menghadapi tantangan pengelolaan SDM di era digital.
Presensi.co.id hadir sebagai solusi lengkap dengan berbagai fitur penting dalam satu platform yang terintegrasi. Melalui aplikasi ini, pengelolaan sumber daya manusia menjadi lebih profesional, modern, dan praktis semua dapat diakses dengan mudah melalui smartphone, kapan saja dan di mana saja.
