Dalam setiap perusahaan tentu pernah mengalami karyawan yang mengajukan resign ataupun cuti panjang. Dalam kondisi tersebut tentunya HR perlu segera mencari karyawan pengganti untuk mengisi kekosongan posisi dalam perusahaan. HR juga harus memikirkan strategi agar produktivitas kerja dalam perusahaan tetap berjalan dengan semestinya meskipun posisi kerja tersebut telah digantikan oleh karyawan baru. Untuk mengatasi masalah tersebut maka HR perlu memastikan bahwa proses handover telah berjalan dengan baik sebelum karyawan resmi keluar dari perusahaan. 

 

Apa Itu Handover Pekerjaan 

 

Handover pekerjaan atau sering disebut serah terima pekerjaan merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh karyawan yang akan meninggalkan pekerjaan baik dalam jangka panjang maupun hanya untuk sementara. Tentunya proses handover ini wajib dilakukan pada setiap perusahaan agar dapat mencegah terjadinya turnover yang tinggi. 

 

Dalam proses penyerah terimaan pekerjaan ini karyawan yang akan meninggalkan posisi tersebut akan menyerahkah tanggung jawab dan juga memberikan informasi terkait dengan pekerjaan maupun proyek kepada rekan kerja lainya atau juga kepada karyawan yang akan menggantikan posisinya. 

 

Pada dasarnya proses handover ini dapat dilakukan oleh individu kepada individu lain atau pun juga dapat dilakukan oleh sebuah tim kepada tim lain, tentunya hal tersebut tergantung dengan konteksnya. 

 

Jika handover ini terjadi karena kasus karyawan mengundurkan diri maka proses handover ini dapat dilakukan selama notice period atau waktu yang dibutuhkan karyawan untuk karyawan tersebut memberitahu perusahaan terkait keinginannya mengakhiri masa kerjanya.

 

Baca juga: Notice Period: Pengertian, Tujuan, Aturan, dan Sanksi bagi Pelanggarnya

 

Tanpa adanya handover pekerjaan yang baik dapat mengakibatkan produktivitas kerja dalam perusahaan menurun. Hal tersebut dikarenakan karyawan akan sulit memahami pekerjaan apa yang ia harus lakukan. Jika hal tersebut berjalan dalam jangka waktu yang panjang, resiko kerugian dalam perusahaan juga tidak dapat terhindari. 

 

Tanpa adanya handover atau serah terima pekerjaan juga dapat mengakibatkan karyawan sulit untuk menyesuaikan diri terhadap tanggung jawab pekerjaan. Nantinya hal tersebut dapat memicu karyawan menjadi stres dan berakhir dengan pengunduran diri. Namun dengan adanya adanya handover maka dapat memberikan ketenangan bagi kedua belah pihak. Karyawan pengganti dapat merasa tenang karena telah mengetahui detail tanggung jawab yang harus ia emban, sedangkan karyawan yang akan meninggalkan posisi tersebut juga dapat mengundurkan diri tanpa beban dan tanggung jawab karena semua beban dan tanggung jawab yang sebelumnya harus dikerjakan telah diserahkan pada karyawan lainya. 

 

Namun bagaimana agar proses handover tersebut dapat  berjalan dengan baik? Berikut adalah tips yang dapat menunjang keberhasilan proses handover. 

 

Tips Keberhasilan Proses Handover Pekerjaan
 

Dalam proses handover ini karyawan yang akan meninggalkan pekerjaan baik dalam waktu singkat maupun sementara akan mewariskan menyerahkan atau mentransfer semua detail informasi terkait tanggung jawab yang sebelumnya ia emban kepada penanggung jawab baru. 

 

Disini ada beberapa cara atau tips yang dapat dilakukan agar proses handover ini dapat berhasil sesuai dengan harapan. 

 

1. Diskusi Dengan Atasan Terkait Rencana Handover

 

Sebelum melaksanakan proses handover, tentunya sebelumya karyawan harus melakukan diskusi kepada atasan terkait rencana yang nantinya akan diterapkan selama proses handover. Sehingga nantinya proses handover dapat berjalan dengan lancar dan efektif sesuai kebutuhan dan harapan perusahaan. 

 

2. Membuat rancangan Sesi Training dan Monitoring 

 

Dalam proses handover tentunya hal utama yang harus dilakukan dengan baik adalah proses training dan juga pemberian informasi terkait detail tanggung jawab. Untuk mempermudah proses training ini, karyawan dapat membuat rancangan terkait apa saja yang harus disampaikan mulai dari informasi mendasar sehingga informasi utama, seperti hal wajib apa yang setiap hari dikerjakan, tugas setiap harinya, strategi yang harus dilakukan, cara efektif pengerjaan hingga prioritas kerja. 

 

Dengan adanya rancangan ini tentunya proses training dapat berjalan dengan efektif dan mendalam tanpa ada informasi yang lupa disampaikan. Nantinya setelah pemberian informasi mendetail dan karyawan pengganti telah dapat beradaptasi dengan kegiatan operasional sehari-harinya, maka jangan lupa untuk memberikan kesempatan untuk karyawan pengganti tersebut apakah ada hal yang kurang dimengerti atau tidak. 

 

3. Membuat Draft SOP

 

Tips selanjutnya yang dapat dilakukan agar handover dapat berjalan dengan baik adalah dengan membuat daftar SOP dalam draft tertulis agar dapat lebih jelas dan akurat. 

 

Dengan menuangkan SOP dalam draft SOP maka karyawan pengganti nantinya dapat mempelajari hal tersebut secara lebih fleksibel. Jika karyawan nantinya lupa atau mengalami kebingungan karyawan tersebut dapat membaca kembali draft  SOP yang dibuat sebelumnya. 

 

Dalam draft SOP tersebut dapat diisikan terkait semua detail informasi terkait tanggung jawab yang nantinya akan diemban oleh karyawan pengganti tersebut, mulai dari informasi pekerjaan yang harus dilakukan setiap hari, minggu, bulan atau tahunan, jadwal kerja, prioritas kerja, langkah-langkah kerja, berkas penting, akses semua dokumen yang diperlukan, daftar kontak terkait pekerjaan, detail akun yang diperlukan disertai dengan sandinya, informasi pekerjaaan yang berlangsung hingga rencana yang akan dilakukan kedepannya. 

 

4. Menentukan Batas Waktu 

 

Hal selanjutnya yang dapat dilakukan adalah dengan menentukan durasi yang diperlukan dalam proses handover. Menentukan durasi atau batas waktu proses handover merupakan hal yang penting untuk dilakukan agar proses handover tidak berjalan terlalu lama. 

 

Dalam menentukan durasi yang dibutuhkan dalam proses handover ini dapat memperhatikan kebutuhan dan besarnya tanggung jawab yang akan diterima. 

Semakin cepat proses handover maka semakin baik . 

 

5. Membuat Meeting Terkait Handover

 

Setelah semua tanggung jawab diberikan kepada karyawan pengganti maka langkah selanjutnya adalah membuat jadwal meeting untuk mereview dan mengevaluasi kinerja karyawan pengganti. Dalam sesi ini karyawan yang akan meninggalkan posisi dan atasan dapat menilai kinerja dari karyawan pengganti tersebut. Nantinya karyawan pengganti juga dapat menyiapkan daftar pertanyaan terkait kendala, tips, ataupun hal-hal yang dapat terjadi dimasa depan. Dalam sesi ini dapat juga dapat memastikan bahwa karyawan pengganti telah benar-benar memahami tanggung jawab yang harus ia emban. 

 

Penutup 

 

Agar produktivitas kerja dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya karyawan sebelumnya, maka anda dapat menerapkan tips diatas. Dengan melakukan handover tersebut nantinya juga dapat menguntungkan banyak pihak, mulai dari karyawan yang akan meninggalkan posisi, karyawan pengganti maupun pihak perusahaan itu sendiri. 

 

Disini HR juga dapat melakukan monitoring apakah karyawan yang akan meninggalkan posisi tersebut tetap melakukan tugasnya dengan baik atau tidak. Monitoring ini dapat dilakukan dengan mudah dan praktis dengan memanfaatkan aplikasi Presensi by GUGU. 

Presensi by GUGU telah memiliki fitur absensi karyawan yang akurat karena telah dilengkapi dengan fitur GPS dan kamera sehingga karyawan tidak dapat melakukan kecurangan terkait kehadiran mereka.  Pengecekan kehadiran karyawan ini dapat dilakukan secara real-time dimana saja dan kapan saja, hal tersebut tentunya jauh lebih efektif daripada dengan cara manual. Terlebih aplikasi presensi juga memiliki banyak fitur canggih lainya, mulai dari laporan kehadiran karyawan, laporan kunjungan sales, laporan lembur, laporan izin/cuti, laporan kasbon dan juga perhitungan payroll karyawan secara otomatis. Semua kemudahan ini dapat anda nikmati hanya dengan menggunakan aplikasi Presensi by GUGU.