Notice period merupakan istilah yang sering digunakan perusahaan dalam memberikan batas waktu bagi karyawan untuk memberitahukan perusahaan sebelum karyawan tersebut benar-benar resign. 

 

Batasan waktu pemberitahuan tersebut umumnya harus dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sebelum karyawan keluar dari perusahaan tersebut. 

 

Lalu apakah tujuan dari perlakuan notice period, dan sanksi apa yang diterima karyawan jika melanggar aturan tersebut ? Mari simak penjelasan lengkapnya dibawah ini. 

 

Pengertian Notice Period 

 

Seperti penjelasan di atas Notice Period atau periode pemberitahuan adalah sebuah periode atau jangka waktu karyawan harus bekerja diperusahaan setelah dirinya mengajukan surat pengunduran diri hingga hari kerja terakhir. 

 

Periode waktu ini adalah periode waktu yang dimiliki karyawan mulai dari pemberitahuan resmi pengunduran diri hingga karyawan tersebut benar-benar meninggalkan perusahaan tersebut. 

 

Perusahaan umumnya memberlakukan peraturan notice period pada setiap karyawan mereka. Peraturan ini akan diinformasikan HRD setelah karyawan dinyatakan diterima bekerja dalam perusahaan dan diatur dalam kontrak kerja atau perjanjian kerja karyawan dengan perusahaan.  

 

Durasi dari notice period sendiri berbeda-beda, sesuai dengan aturan perusahaan. Namun umumnya perusahaan akan meminta pemberitahuan pengunduran resmi setidaknya satu bulan sebelum karyawan meninggalkan perusahaan tersebut. 

 

Dalam durasi tersebut, karyawan tetap harus bekerja dengan penuh tanggung jawab seperti biasanya. Kemudian setelah HRD menemukan karyawan yang tepat untuk menggantikan posisi karyawan tersebut, bersangkutan akan menyerahkan tanggung jawab disertai menyertakan file atau informasi pendukung kepada karyawan pengganti agar dapat menggantikan mengerjakan tugas yang biasa ia kerjakan. 

 

Tujuan Notice Period

 

Tujuan notice period adalah memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari dan menemukan pengganti yang sesuai agar dapat menggantikan posisis karyawan sebelumnya. 

 

Dengan adanya waktu yang cukup maka HRD dapat memilih karyawan terbaik untuk mengisi posisi yang akan ditinggalkan karyawan. Sehingga adanya notice period akan mempermudah proses transisi tugas dan memberikan pemahaman terhadap karyawan baru atas jobdesk apa saja yang harus dilakukan setiap harinya. 

 

Dalam banyak kasus karyawan lama juga akan memberikan arahan atau training bagi karyawan baru agar kedepannya karyawan pengganti tersebut tidak mengalami hambatan maupun kebingungan dengan job desks yang harus dikerjakan. Dengan ini diharapkan aktivitas kerja kedepannya dapat berjalan dengan lancar meskipun tanpa kehadiran karyawan lama. 

 

Disini notice period juga bertujuan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas yang harus diselesaikan atau juga dapat melengkapi keperluan administrasi kepada pihak perusahaan, seperti administrasi terhadap gaji karyawan, tunjangan, ataupun surat pernyataan kerja bahwa karyawan. 

 

Karyawan juga dapat menggunakan periode ini untuk merencanakan dan mempersiapkan sesuatu hal untuk kedepannya. Seperti mencari informasi lowongan pekerjaan ataupun memenuhi syarat untuk bekerja ditempat baru. 

 

Aturan dan Landasan Hukum Notice Period 

 

Notice period juga telah diatur dalam UU No.13 Tahun 2003 Pasal 162 Ayat 3 terkait Ketenagakerjaan, aturan tersebut menyatakan bahwa syarat  karyawan mengundurkan diri adalah karyawan harus mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, karyawan tidak terikat dalam ikatan dinas dan terakhir karyawan tetap harus melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri. 

 

Aturan notice period juga dapat diatur dalam Pasal 26 ayat 2 Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No.78 Tahun 2001 mengenai Perubahan Kepmenaker Nomor 150/2000 tentang PHK, Pesangon, dan lainya . Aturan tersebut menyebutkan bahwa karyawan mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis disertai alasan selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, karyawan tetap harus melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri, dan  karyawan tidak terikat dalam ikatan dinas. 

 

Kemudian aturan lebih lanjutnya tercantum dalam ayat 3 dan 4 Kepmen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No.78 Tahun 2001, yaitu menyatakan bahwa perusahaan harus memberikan persetujuan atau tidak paling lambat 14 hari sebelum masa kerja karyawan tersebut berakhir. Jika perusahaan dalam 14 hari tidak memberi keputusan, maka perusahaan akan dianggap menyetujui pengunduran diri tersebut.

 

Sanksi Karyawan yang Melakukan Resign Tanpa Notice Period

 

Pengunduran diri tanpa adanya notice period dapat memberikan kerugian terhadap perusahaan. Hal tersebut karena perusahaan belum menemukan karyawan pengganti untuk mengisis kekosongan posisi tersebut. 

 

Seperti yang diketahui bahwa merekrut karyawan juga memerlukan waktu yang cukup lama, terlebih jika posisi tersebut adalah posisi kunci yang berpengaruh terhadap jalannya aktivitas di perusahaan, tentu proses rekrutmen akan lebih sulit karena seleksi yang dilakukan lebih ketat. Oleh karena itu agar karyawan tidak melakukan pengunduran diri secara mendadak, perusahaan perlu menerapkan sanksi seperti berikut ini: 

 

1. Tidak Mendapatkan Pesangon 

 

Perusahaan dapat menetapkan sanksi ini kepada karyawan yang melakukan pengunduran diri tanpa adanya notice period. Jika seorang karyawan melakukan pengunduran diri secara mendadak maka karyawan tersebut tidak akan mendapatkan haknya sesuai yang disepakati di awal yaitu mendapatkan pesangon. 

 

2. Tidak Diberikan Surat Referensi atau Paklaring 

 

Saat melamar pekerjaan umumnya karyawan yang telah memiliki pengalaman kerja maka akan melampirkan surat referensi yang hanya dapat dibuat oleh pihak perusahaan. Dengan surat referensi ini  pelamar mempunyai peluang besar untuk diterima di sebuah perusahaan. Sehingga jika karyawan ingin mendapatkan surat referensi maka karyawan harus melakukan notice period terlebih dahulu  sebelum benar-benar keluar dari perusahan. 

 

3. Sanksi Hukum 

 

Perusahaan dapat membuat aturan baru dalam kontrak kerja karyawan. Kontrak tersebut dapat dicantumkan bahwa karyawan yang resign tanpa notice period akan dikenai denda ataupun dituntut karena melakukan pelanggaran perjanjian kontrak kerja yang telah disepakati bersama. 

 

Baca juga : Pengertian Kontrak Kerja Karyawan: Jenis dan Fungsinya

 

Kesimpulan 

 

Seperti yang diketahui dari penjelasan diatas bahwa notice period sebelum karyawan melakukan resign merupakan hal penting yang harus diterapkan agar tidak merugikan perusahaan. 

 

Disini perusahaan juga harus dapat menganalisa alasan karyawan mereka memutuskan resign dari perusahaan. Karena jika karyawan yang melakukan resign cukup banyak maka perusahaan harus mengambil tindakan untuk menemukan solusi pada masalah tersebut. 

Oleh karena itu, HRD harus senantiasa melakukan pengawasan atau pengelolaan karyawan. HRD dapat memanfaatkan aplikasi HR seperti Presensi by GUGU untuk mengelola karyawan mereka secara efisien dan  mudah.

Aplikasi Presensi by GUGU mempunyai fitur canggih seperti laporan kehadiran karyawan, laporan izin dan cuti, laporan kunjungan sales, laporan lembur, hingga perhitungan payroll secara otomatis. Data tersebut juga dapat diakses karyawan maupun perusahaan secara real-time kapan saja dan dimana saja. Aplikasi Presensi juga menyediakan trial 12 bulan dan konsultasi secara GRATIS. Jadi tunggu apa lagi daftarkan perusahan mu sekarang juga hanya di Presensi by GUGU.