Keterlambatan karyawan menjadi salah satu masalah yang banyak dihadapi HRD pada setiap perusahaan. Meskipun sering dianggap menjadi hal sepele namun jika dibiarkan terjadi dalam jangka waktu yang lama, maka hal tersebut dapat mengganggu produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan, tentunya hal tersebut dapat merugikan perusahaan. 

 

Untuk mengatasi masalah tersebut disini HRD dapat menerapkan aturan pemotongan gaji untuk karyawan yang terlambat. Hal ini dapat menjadi solusi yang adil bagi karyawan maupun perusahaan. Selain itu karyawan juga menjadi termotivasi untuk berangkat tepat waktu. 

 

Meskipun demikian, pemotongan gaji karyawan karena terlambat juga tidak dapat dilakukan secara sembarangan yang nantinya dapat merugikan karyawan. Hal tersebut karena aturan pemotongan gaji karyawan telah diatur dalam Undang-Undang. 

 

Peraturan Pemotongan Gaji Karyawan

 

Seperti yang telah disebutkan diatas, pemotongan gaji karyawan sendiri tidak dapat dilakukan dengan sembarangan. Hal tersebut karena peraturan pemotongan gaji karyawan telah diatur dalam Pasal 88A ayat (7) Undang-Undang Ketenagakerjaan yang menyatakan bahwa “Pemberi kerja dapat melakukan pemotongan gaji kepada pekerja atau buruh yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah.

 

Oleh karena itu, disini perusahaan berhak memotong gaji karyawan yang terlambat sebagai sanksi bagi karyawan. Aturan dan cara menghitung potongan terlambat juga dapat disesuaikan oleh setiap perusahaan. Namun meskipun demikian perusahaan juga perlu memperhatikan beberapa hal, seperti alasan karyawan terlambat, persentase potongan terlambat, aturan yang berlaku dan juga pelaksanaannya. 

 

Cara Menghitung Potongan Keterlambatan Karyawan Secara Efektif 

 

1. Menetapkan Kebijakan Keterlambatan dengan Jelas 

 

Langkah pertama yang perlu diperhatikan sebelum menghitung keterlambatan karyawan adalah dengan menetapkan kebijakan yang jelas. Tentunya perusahaan harus memiliki aturan yang jelas untuk dijadikan pedoman oleh setiap karyawan. Seperti jam masuk dan pulang kantor, sistem perhitungan pemoto batas toleransi telat agar terlambat tidak terpotong, serta memiliki alasan dan bukti yang jelas karyawan terlambat agar dapat ditoleransi. Hal tersebut tentunya harus ditetapkan dan disampaikan oleh setiap karyawan. 

 

2. Melakukan Pencatatan Jam Masuk Keluar Karyawan 

 

Setelah perusahaan memiliki aturan yang telah ditetapkan dan disetujui oleh setiap karyawan, maka selanjutnya HRD juga perlu melakukan pencatatan kehadiran karyawan yang telah dilengkapi dengan waktu masuk dan keluarnya setiap karyawan, sehingga nantinya HRD dapat dengan mudah melacak setiap karyawan yang datang terlambat beserta durasi keterlambatannya. 

 

Proses pencatatan keluar masuknya karyawan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari pencatatan secara manual dengan buku catatan, fingerprint, serta pencatatan kehadiran karyawan dengan aplikasi absensi online. 

 

Baca juga: 6 Jenis Sistem Absensi Karyawan Perusahaan Terpopuler

 

3. Hitung Durasi Keterlambatan

 

Perhitungan durasi keterlambatan karyawan ini merupakan kunci utama dalam menentukan besaran potongan keterlambatan karyawan. Disini HRD perlu memastikan apakah durasi keterlambatan karyawan dalam batas toleransi yang diberikan atau tidak. Jika durasi terlambat karyawan melebihi toleransi yang telah diberikan maka disini perusahan dapat melakukan pemotongan gaji karyawan dengan mengikuti ketentuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 

 

4. Potongan Keterlambatan Karyawan 

 

Setelah memastikan keterlambatan karyawan telah diluar batas toleransi yang diberikan maka langkah selanjutnya anda dapat melakukan pemotongan gaji karyawan sebagai saksi karyawan. Pemotongan keterlambatan ini dapat disesuaikan dengan aturan yang ada dalam perusahaan. Adapun perhitungan potongan keterlambatan yang dapat diterapkan adalah sebagai berikut:

 

- Potongan Tetap 

 

Perhitungan potongan keterlambatan yang dapat diterapkan adalah potongan tetap, dengan sistem ini perusahaan tidak peduli durasi keterlambatan karyawan namun potongannya tetap sama, baik itu 30 menit ataupun 3 jam karyawan terlambat besaran potongan akan tetap sama. 

 

- Potongan Bertingkat 

 

Selanjutnya cara perhitungan potongan keterlambatan yang dapat diterapkan adalah dengan melakukan potongan keterlambatan bertingkat. Penggunaan sistem ini dinilai menjadi lebih adil bagi karyawan. Hal tersebut karena nantinya perhitungan potongan dapat dihitung dengan bertingkat, sehingga semakin lama durasi keterlambatan akan semakin besar potongan yang diterima oleh karyawan. 

 

Seperti ketika karyawan telat 1 jam maka nantinya akan dikenakan potongan Rp 20.000, dan karyawan yang terlambat 2 jam maka akan dikenakan potong sebesar Rp 30.000, dan seterusnya. Dengan adanya potongan bertingkat ini nantinya diharapkan mengurangi kemungkinan terulangnya perilaku yang sama. 

 

- Potongan Berdasarkan Gaji Karyawan

 

Sistem potongan berdasarkan gaji ini dianggap menjadi sistem yang lebih adil, hal tersebut karena nantinya potongan ini akan disesuaikan dengan durasi keterlambatan dan juga gaji karyawan. Disini anda dapat menggunakan rumus seperti berikut ini:

 

Potongan Keterlambatan: (1 Hari Gaji Karyawan : Total Jam Kerja) x Durasi Terlambat

 

Kelola Potongan Keterlambatan Karyawan dengan Presensi by GUGU

 

Perhitungan potongan keterlambatan karyawan memanglah membutuhkan proses yang cukup panjang, hal tersebut tentunya sangat merepotkan untuk dilakukan secara manual. Oleh karena itu, diperlukan sistem untuk membantu mempermudah HR dalam mengelola karyawan termasuk dengan kehadiran dan perhitungan penggajian karyawan. 

 

Presensi by GUGU menjadi salah satu aplikasi kehadiran yang mampu membantu HR dalam menghitung tunjangan absensi karyawan dengan lebih mudah dan efisien. Presensi by GUGU telah terintegrasi dengan komponen data penggajian karyawan sehingga nantinya anda dengan mudah memperoleh perhitungan gaji karyawan secara otomatis. 

Selain itu penggunaan aplikasi absensi by GUGU ini anda juga dapat mengatur kebijakan absensi secara lebih fleksibel, mulai dari jam masuk dan pulang karyawan, lokasi absensi, batas keterlambatan karyawan, shift kerja, dan peraturan lainnya. Tentunya dengan semua kemudahan ini nantinya anda sebagai HR tidak lagi membuang banyak waktu untuk mengelola karyawan anda. Jadi tunggu apa lagi? Daftarkan perusahaan anda sekarang juga dan dapatkan uji coba gratis selama 2 bulan dan 12 bulan!