Pengelolaan reimbursement sering menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan, terutama yang memiliki aktivitas operasional dengan banyak transaksi harian. Jika hal ini dilakukan secara manual, setiap pengeluaran harus melalui pencatatan dan pengecekan berlapis yang menyita waktu serta berpotensi menimbulkan kesalahan.
Dengan sistem kerja yang manual, alur reimbursement kerap berjalan dengan lambat dan kurang efisien, mulai dari pengumpulan bukti transaksi hingga proses persetujuan oleh tim keuangan. Kondisi ini tentunya tidak hanya membebani tim internal, tetapi juga dapat mempengaruhi pengalaman karyawan yang menunggu penggantian biaya.
Sebelum membahas tips mengelola reimbursement lebih mudah dalam perusahaan, yuk simak pengertian dari reimbursement terlebih dahulu.
Apa Itu Reimbursement?
Reimbursement sendiri merupakan proses penggantian biaya yang telah dikeluarkan dengan dana pribadi karyawan untuk memenuhi keperluan perusahaan. Hal ini seperti biaya perjalan dinas, uang makan, transportasi, atau juga pembelian perlengkapan kerja. Nantinya perusahaan akan mengembalikan biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan tersebut setelah karyawan mengajukan beban pengeluaran kepada tim terkait di perusahaan dengan menyertakan bukti pengeluaran yang sah seperti struk atau nota.
Tujuan dari reimbursement ini sendiri adalah untuk mengurangi beban finansial karyawan agar mereka tidak menanggung beban perusahaan. Namun setiap perusahaan tentunya memiliki peraturan atau kebijakan yang diterapkan terkait reimbursement.
Baca juga: Syarat Reimbursement yang Harus Dipenuhi Karyawan Agar Pengajuan Disetujui
Tips Kelola Reimbursement yang Mudah dan Tepat di Perusahaan
Meskipun pengelolaan reimbursement seringkali dianggap rumit dan kompleks, namun dengan sistem serta strategi yang tepat maka proses tersebut dapat lebih mudah dan efisien. Berikut beberapa tips yang dapat diterapkan dalam perusahaan Anda untuk membantu mengelola reimbursement dengan cara yang tepat dan efektif.
1. Membuat kebijakan yang Tepat
Langkah pertama dalam kelola reimbursement perusahaan perlu membuat dasar kebijakan yang tepat dengan jelas dan tertulis. Dalam kebijakan ini sebaiknya menyertakan jenis biaya yang dapat di reimburse, batas maksimum penggantian, dokumen atau bukti transaksi yang wajib dilampirkan, dan juga batas waktu pengajuan.
Dengan kebijakan yang jelas, karyawan akan memahami prosedur yang berlaku sehingga meminimalkan kesalahan dan pengajuan yang tidak sesuai.
2. Standarisasi Proses Pengajuan Reimbursement
Proses yang tidak konsisten dapat memperlambat pengelolaan reimbursement. Oleh karena itu, perusahaan perlu menstandarisasi alur pengajuan, mulai dari pengisian formulir, persetujuan atasan, hingga pencairan dana. Standarisasi ini membantu tim keuangan bekerja lebih efisien serta memudahkan karyawan dalam mengajukan klaim tanpa bingung.
3. Pastikan Pencatatan Reimbursement Dilakukan dengan Rapi
Pencatatan yang rapi merupakan kunci utama dalam kelola reimbursement. Setiap transaksi harus dicatat dengan akurat agar lebih mudah dilacak serta diaudit dikemudian hari. Jangan sampai ada pengajuan yang tidak terekam.
4. Manfaatkan Sistem Digital atau Aplikasi Reimbursement
Mengelola reimbursement secara manual berisiko menimbulkan kesalahan dan membutuhkan waktu lebih lama. Oleh karena itu, perusahaan disarankan menggunakan sistem digital atau aplikasi reimbursement.
Dengan sistem digital, proses pengajuan dan persetujuan dapat dilakukan secara online, dokumen tersimpan dengan aman, dan laporan keuangan dapat dihasilkan secara otomatis. Hal ini membuat kelola reimbursement menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.
5. Edukasi Karyawan Mengenai Prosedur Reimbursement
Selain sistem yang baik, pemahaman karyawan juga memegang peranan penting. Perusahaan perlu memberikan sosialisasi atau panduan mengenai prosedur reimbursement agar karyawan mengetahui cara pengajuan yang benar.
Edukasi ini akan mengurangi kesalahan administrasi dan mempercepat proses pengelolaan reimbursement secara keseluruhan.
Kelola Reimbursement Jadi Lebih Praktis dengan Satu Aplikasi!
Permudah kelola reimbursement dalam perusahaan Anda hanya dengan satu aplikasi, mulai dari pengajuan, pencatatan dan approvel jadi lebih mudah dan efisien. Prerensi.co.id hadir sebagai solusi untuk perusahaan yang ingin mengelola reimbursement secara otomatis. Dengan fitur ini nantinya memungkinkan karyawan untuk melakukan pengajuan secara lebih mudah dan efisien cukup dengan aplikasi di portal karyawan. Sehingga disini karyawan hanya perlu melakukan pengajuan klaim beban dengan mengisi formulir seperti tanggal, nominal, keterangan dan juga mengunggah bukti sah seperti nota atau struk.
Setelah diajukan nantinya pihak administrasi dapat langsung melakukan peninjauan approvel secara realtime. Reimbursement tersebut nantinya juga dapat langsung terintegrasi dengan payroll karyawan, tentunya hal ini akan sangat memudahkan perusahaan maupun karyawan.
Selain fitur reimbursement, presensi juga memiliki berbagai fitur andalan lain, seperti absensi yang akurat dengan GPS dan foto real-time, pengajuan izin, cuti, lembur, kunjungan sales, kasbon, hingga perhitungan payroll. Semua fitur tersebut dapat Anda akses secara gratis selama 2 bulan hingga 12 bulan. Daftar sekarang dan nikmati kemudahannya.
