Reimbursement merupakan salah satu fasilitas yang diberikan perusahaan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan dalam menjalankan tugas atau aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan. Proses penggantian dana ini dikenal dengan klaim reimbursement, memungkinkan karyawan untuk memperoleh kembali biaya yang telah mereka keluarkan atas nama perusahaan.
Namun, meskipun demikian tidak semua pengajuan reimbursement dapat disetujui. Ada sejumlah syarat dan prosedur yang perlu dipenuhi agar klaim dapat diterima dan diproses dengan lancar. Jenis pengeluaran yang dapat di reimburse ini pada dasarnya tergantung pada kebijakan dan SOP yang ditetapkan oleh masing-masing perusahaan.
Disini penting bagi perusahaan yang menerapkan sistem reimbursement untuk memahami syarat-syarat yang berlaku dan cara pengolahan yang tepat. Simak penjelasan lengkap mengenai reimbursement di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.
Biaya Apa Saja yang Dapat di Reimburse ke Kantor?
Seperti yang telah kita ketahui reimbursement adalah penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan atau pekerjaan. Namun tentunya tidak semua pengeluaran karyawan dapat di reimburse oleh perusahaan. Jadi biaya apa saja yang dapat di reimburse oleh perusahaan? Berikut penjelasan lengkapnya!
1. Biaya Perjalanan Dinas
Biaya perjalanan dinas adalah salah satu biaya yang paling umum di reimburse oleh perusahaan. Hal ini karena banyak perusahaan yang meminta karyawannya menggunakan dana pribadi mereka selama perjalanan dinas untuk kepentingan perusahaan. Biaya ini mencakup segala pengeluaran yang berkaitan dengan perjalanan yang dilakukan untuk kepentingan pekerjaan, seperti: biaya transportasi, biaya penginapan, hingga biaya konsumsi karyawan selama perjalanan dinas.
2. Biaya Kesehatan
Pada umumnya perusahaan menyediakan fasilitas kesehatan bagi karyawan dengan membayar iuran bulanan BPJS Kesehatan. Selain itu, beberapa perusahaan juga memberikan klaim reimbursement untuk biaya medis yang tidak ditanggung oleh BPJS. Seperti jika karyawan sakit atau mengalami cedera saat melakukan tugas resmi, biaya medis yang dikeluarkan dapat di reimburse oleh perusahaan.
3. Biaya Operasional Bisnis
Perusahaan sering menyediakan reimbursement untuk biaya operasional bisnis, seperti perlengkapan kantor, pulsa/internet, sewa tempat rapat, konsumsi untuk meeting dengan klien, dan pelatihan pengembangan karyawan. Disini karyawan harus menyertakan informasi lengkap saat mengajukan reimbursement, termasuk total biaya, tanggal pengeluaran, dan deskripsi tujuan pengeluaran.
4. Biaya Pelatihan
Biaya pelatihan yang dapat di reimburse meliputi, biaya pendaftaran, transportasi, dan akomodasi. Karyawan yang mengikuti pelatihan dari perusahaan atau lembaga pelatihan tertentu berhak mengajukan penggantian biaya tersebut. Pastikan untuk menyertakan bukti pengeluaran yang sah agar proses reimbursement berjalan lancar.
Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan
Berikut adalah syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan untuk mengajukan klaim reimbursement serta beberapa tips untuk perusahaan dalam mengelola reimbursement yang baik.
1. Memahami Kebijakan Klaim Reimbursement Perusahaan
Setiap perusahaan tentunya memiliki kebijakan reimbursement yang berbeda-beda. Kebijakan ini mengatur jenis biaya apa saja yang bisa diganti dan berapa batasan maksimal pengeluaran yang dapat diajukan. Oleh karena itu, karyawan harus mempelajari dan memahami aturan reimbursement yang berlaku di perusahaan tempat mereka bekerja.
Disini jika karyawan mengajukan biaya diluar kebijakan yang telah ditetapkan, klaim mereka biasa ditolak. Oleh karena itu, memahami kebijakan ini sangat penting untuk menghindari kekecewaan dan memastikan pengajuan diterima.
2. Menyertakan Bukti Pembayaran yang Lengkap & Valid
Untuk dapat direimburse karyawan pastinya karyawan wajib menyertakan bukti pembayaran yang diajukan. Tanpa bukti yang valid, klaim reimbursement tidak akan diproses. Bukti pembayaran sendiri dapat berupa; nota atau faktur untuk pembelian barang atau layanan yang diperlukan, struk atau karcis untuk tiket transportasi, dan tiket hotel untuk biaya akomodasi selama perjalanan dinas.
Untuk memastikan keakuratan bukti pembayaran, bukti pembayaran perlu mencantumkan informasi yang jelas seperti: tanggal transaksi, nama tempat/penyedia layanan, deskripsi barang/jasa, dan juga total biaya yang dibayar. Bukti pembayaran yang hilang atau tidak lengkap akan menghambat proses verifikasi, dan kemungkinan besar klaim akan ditolak. Karyawan harus memastikan bahwa mereka menyimpan semua bukti transaksi secara rapi dan lengkap.
3. Mengajukan Klaim dalam Jangka Waktu yang Ditentukan
Sebagian besar perusahaan memiliki batas waktu untuk mengajukan klaim reimbursement. Karyawan perlu mengajukan klaim mereka dalam jangka waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan, biasanya dalam rentang waktu 30 hingga 60 hari setelah pengeluaran dilakukan. Jika dilakukan setelah batas waktu ini, klaim beban dapat dianggap kadaluarsa dan tidak akan diproses.
Oleh karena itu, karyawan disarankan untuk segera mengajukan klaim setelah melakukan pengeluaran yang berhubungan dengan pekerjaan. Semakin cepat klaim diajukan, maka semakin cepat pula penggantian biaya dapat diproses.
4. Melengkapi Formulir Pengajuan Reimbursement
Setiap perusahaan biasanya menyediakan formulir pengajuan reimbursement yang harus diisi oleh karyawan. Formulir ini mencakup informasi seperti nama karyawan, departemen, jenis biaya yang diklaim, jumlah yang diajukan, dan lampiran bukti pembayaran. Tentunya karyawan wajib mengisi formulir ini dengan lengkap dan akurat, tanpa ada informasi yang terlewat atau salah. Pengajuan klaim yang tidak dilengkapi dengan formulir yang benar bisa menyebabkan klaim ditunda atau bahkan ditolak.
5. Memastikan Tidak Ada Tindak Kecurangan
Setelah semua persyaratan diatas dilakukan, pihak perusahaan juga perlu memeriksa bukti asli pembayaran secara detail dan mendalam. Hal ini pastinya perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya tindak kecurangan yang, mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Otomatisasi Proses Reimbursement Lebih Mudah Dengan Aplikasi Presensi.co.id
Mengelola klaim reimbursement di perusahaan bisa menjadi tugas yang menantang, terutama jika volume klaim yang diterima cukup besar. Untuk memastikan proses ini berjalan lancar, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah yang efisien dan sistematis. Selain itu, karena hal ini dapat menjadi hal yang sensitif maka karyawan dan perusahaan perlu untuk melakukan proses reimbursement secara transparan.
Untuk membantu perusahaan dan karyawan dalam memudahkan proses reimbursement maka aplikasi Presensi.co.id hadir sebagai solusi. Dengan aplikasi Presensi.co.id karyawan dapat mengajukan klaim reimbursement secara mandiri dan praktis hanya melalui aplikasi mobile. Cukup dengan beberapa langkah mudah, karyawan bisa mengunggah bukti pembayaran dan mengisi formulir klaim tanpa perlu melalui proses manual yang rumit. Semua klaim bisa diajukan kapan saja dan di mana saja, memberikan kenyaman bagi karyawan untuk mengelola pengeluaran mereka.
Selain itu, HR atau manajer yang berwenang dapat dengan mudah menyetujui klaim tersebut langsung dari perangkat mereka, di mana saja dan kapan saja. Dengan sistem persetujuan yang real-time, HR tidak perlu lagi menunggu laporan fisik atau dokumen yang dikirimkan secara manual. Semua proses klaim dan persetujuan terjadi secara cepat dan efisien, memungkinkan perusahaan untuk tetap mengontrol pengeluaran dengan lebih baik, tanpa mengorbankan waktu atau sumber daya.
Presensi.co.id membantu perusahaan mengelola berbagai aspek administrasi HR secara terintegrasi dalam satu platform, memudahkan HR dan karyawan untuk berkomunikasi, melaksanakan tugas, serta memantau kinerja dengan lebih efisien. Semua proses HR, mulai dari absensi, izin, kunjungan, hingga reimbursement dan penggajian, dapat dikelola secara otomatis, transparan, dan mudah, memberikan dampak positif bagi efisiensi operasional perusahaan. Untuk Anda yang mencari aplikasi HR dengan fitur lengkap, maka Presensi.co.id menjadi aplikasi yang sesuai.
