Apa itu Presensi?
Masih banyak sekali orang yang menyebut presensi sebagai absensi, padahal kedua kata ini memiliki arti yang berbeda. Menurut kamus besar bahasa indonesia (KBBI), absensi berarti ketidakhadiran, sedangkan presensi memiliki arti kehadiran. Jadi, untuk pendataan kehadiran, kata presensi merupakan istilah yang tepat. Berikut ini penjelasan mengenai apa itu presensi.
Sistem presensi sendiri merupakan sistem dalam perusahaan yang digunakan untuk menghimpun data kehadiran dari pegawai yang bekerja di perusahaan tersebut. Keberadaan sistem presensi ini bertujuan untuk meninjau produktivitas karyawan saat bekerja.
Keberadaan sistem presensi lebih tepatnya membantu departemen HR dalam melakukan penilaian produktivitas dan mengelola data karyawan secara akurat. Perkembangan teknologi yang ada saat ini membuat digitalisasi diadaptasi ke dalam sistem pendataan pekerja yang memunculkan sistem presensi online.
Sistem kehadiran berbasis online tersebut merupakan inovasi di dunia HR yang memberikan kemudahan serta menciptakan proses pekerjaan yang cepat dan lebih efisien. Dengan memanfaatkan koneksi internet serta database berbasis cloud, perusahaan sangat diuntungkan terutama dalam hal penyimpanan data presensi karyawan yang lebih praktis.
Data kehadiran pekerja adalah komponen penting yang menggambarkan kedisiplinan seseorang saat bekerja di sebuah perusahaan. Dengan adanya sistem kehadiran berbasis cloud tersebut, para pekerja bisa melakukan presensi dari mana saja dan kapan saja hanya melalui smartphone masing-masing.
Kemudahan Utama Sistem Presensi
Dengan menggunakan sistem presensi online yang lebih modern, perusahaan akan lebih mudah dalam mengelola jadwal kerja karyawan, baik jadwal kerja tetap maupun shift. Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem ini yang dapat memudahkan perusahaan.
1. Mendata Kehadiran Karyawan
Kehadiran karyawan di perusahaan perlu tercatat setiap harinya. Data presensi karyawan tersebut nantinya dapat kamu jadikan sebagai dasar pengambilan berbagai keputusan.
Salah satu keputusan yang memerlukan data presensi, misalnya keputusan terkait nominal gaji karyawan jika perusahaan menerapkan sistem potong gaji jika karyawan absen. Selain itu, perusahaan memasukkan komponen kehadiran ke dalam perhitungan bonus atau kenaikan gaji karyawan.
2. Menghitung Upah Kerja Karyawan
Beberapa bisnis atau perusahaan menerapkan sistem upah kerja harian. Di luar gaji pokok bulanan, karyawan ada yang berhak atas upah harian yang nominalnya diperoleh dari pembagian total gaji pokok dengan jumlah hari kerja dalam sebulan.
Untuk menghitung upah harian, jumlah kehadiran karyawan tentu perlu diketahui oleh tim Human Resource (HR) perusahaan. Dengan demikian, tim HR dapat menghitung jumlah upah yang harus dibayarkan kepada pekerja di bulan tersebut.
3. Perhitungan Waktu Cuti Karyawan
Dengan adanya presensi, tim HR bisa mengetahui karyawan yang mengambil cuti pada bulan berjalan. Tak hanya itu, tim HR juga dapat mengetahui sisa cuti setiap karyawan sehingga ada dasar pengambilan keputusan untuk pengajuan cuti selanjutnya.
Baca juga : Kalian Harus Tahu! Kenali Perbedaan Absensi dan Presensi
4. Pencatatan Administrasi Menjadi Lebih Rapi
Dokumentasi atau database yang rapi merupakan hal esensial dalam pengelolaan bisnis. Dengan pencatatan kehadiran atau sistem presensi yang baik, tim HR di perusahaan dapat mengerjakan berbagai hal dengan lebih efektif, misalnya menghitung gaji, menghitung atau memberikan persetujuan cuti, menghitung bonus, dan lain-lain.
5. Menghindari Kecurangan
Di kalangan karyawan terdapat istilah yang cukup populer, yaitu ‘titip absen’. Istilah tersebut berarti meminta rekan lain yang ada di kantor untuk mengisikan presensi atas nama karyawan yang tidak hadir. Dengan begitu, karyawan yang absen tersebut seolah-olah tetap hadir pada hari tersebut.
Cara tersebut tentu saja termasuk kecurangan karena karyawan berusaha memanipulasi data kehadiran. Kecurangan seperti ini mungkin tak terjadi di semua perusahaan, bahkan mungkin presentase kejadiannya tergolong kecil. Akan tetapi, tetap saja risiko fraud tersebut ada.
Maka dari itu, perusahaan atau organisasi bisnis perlu menerapkan sistem presensi yang baik untuk meminimalkan risiko kecurangan tersebut.
Apa Saja Jenis-jenis Presensi Dalam Perusahaan
Ada banyak metode atau sistem presensi yang diaplikasikan oleh perusahaan. Biasanya disesuaikan dengan SDM tenaga kerjanya, atau jenis pekerjaanya.
Adapun jenis presensi yang paling sering kita jumpai dalam perusahaan diantaranya adalah:
1. Sistem Presensi Magnetic Card
Sistem presensi yang pertama adalah dengan menggunakan magnetic card. Apa itu sistem presensi magnetic card?
Magnetic card serupa dengan kartu identitas karyawan berbentuk seperti kartu ATM. Untuk menggunakannya, anda hanya perlu menempelkan kartu magnetic tersebut ke mesin scanner. Dengan begitu, secara otomatis mesin akan mengidentifikasi kehadiran anda pada hari itu. Sayangnya, metode ini rawan rekayasa.
Bisa saja karyawan yang absen di hari itu menitipkan kartunya pada rekan kerja lainnya agar tetap teridentifikasi hadir. Belum lagi risiko kehilangan kartu magnetic itu sendiri. Oleh karena itu metode ini sudah cukup jarang digunakan oleh perusahaan.
2. Sistem Presensi Password
Metode presensi selanjutnya adalah dengan menggunakan password. Artinya, setiap karyawan memiliki password masing-masing untuk dipakai mengisi daftar hadir. Tidak jauh berbeda dengan sistem sebelumnya, metode ini juga cukup mudah untuk direkayasa karyawan anda.
Mereka bisa saja memberitahukan password mereka kepada rekan kerja lainnya, untuk kemudian diinput guna mengisi daftar hadir karyawan. Kelemahan lain dari password presensi adalah kemungkinan karyawan lupa password yang mereka miliki.
3. Sistem Presensi Digital
Metode selanjutnya adalah sistem presensi digital, presensi digital sering kita jumpai pada perusahaan saat ini. Sebab dinilai cukup praktis serta sulit direkayasa atau dipalsukan. Para karyawan bisa mengisi daftar hadir dengan mengakses aplikasi presensi yang terhubung dengan jaringan internet.
Sistem dari presensi itu nantinya akan disambungkan ke device karyawan agar mereka bisa mengisi daftar hadir. Untuk efektivitas yang lebih tinggi, biasanya metode presensi digital ini dihubungkan ke website.
Karyawan bisa melihat identitasnya pada tabel digital untuk kemudian di input sebagai data kehadiran. Namun ternyata metode ini masih mungkin untuk direkayasa atau dimanipulasikan. Hanya dengan menitip pada rekan kerja untuk mengakses atas dentitasnya, sudah bisa merekayasa kehadiran karyawan.
4. Sistem Presensi Biometrik
Sistem presensi ini banyak digunakan oleh perusahaan karena terbukti aman dan valid. Mekanisme yang menyerupai fingerprint, tetapi dinilai lebih unggul. Fitur yang ada pada presensi biometrik ini dinilai lebih canggih dan akurat. Sebab mampu mengidentifikasi wajah, suara, bahkan kornea mata anda.
Dengan sensor identifikasi yang modern serta canggih, tidak heran jika metode ini dianggap paling baik untuk presensi. Nilai efektivitasnya lebih tinggi untuk sistem kehadiran, karena tidak dapat dimanipulasi oleh karyawan.
5. E-Presensi atau Presensi Online
E-presensi atau aplikasi presensi kehadiran online ini memanfaatkan jaringan internet yang kian berkembang pesat. Karyawan bisa menginput kehadiran atau presensi mereka secara online dari mana saja. Dimana presensi dilakukan dengan menggunakan email karyawan.
Dengan begitu, kecil kemungkinan presensi dengan metode ini untuk dipalsukan. Sebab akun email adalah salah satu privasi yang tidak bisa sembarangan untuk dibagikan.
Cara presensi online ini sangat menguntungkan bagi karyawan yang harus bekerja diluar kantor. Mereka tidak perlu repot-repot datang ke kantor hanya untuk mengisi daftar kehadiran. Jadi bisa lebih menghemat waktu. Selain menghemat waktu, juga menghemat tenaga dan lebih produktif pastinya.
Bukan hanya karyawan yang diuntungkan dalam penggunaan metode ini. Namun, perusahaan pun juga mendapatkan banyak manfaat dan kemudahan. Mulai dari data kehadiran yang valid, pengelolaan dan pemantauan kinerja karyawan yang praktis, serta produktivitas perusahaan yang tetap terjaga.
Fitur Lengkap Presensi by GUGU Untuk Karyawan dan Perusahaan
Apa itu presensi online jika di dalamnya tidak terdapat kemudahan dalam penggunaannya?
Sebagai solusi atas permasalahan pengelolaan data kehadiran karyawan, Presensi by GUGU bisa menjadi salah satu software yang dimanfaatkan perusahaan beserta HR.
Presensi by GUGU merupakan aplikasi absensi dan kehadiran karyawan online yang memudahkan HR dalam administrasi kehadiran karyawan. Presensi by GUGU sebagai software HRIS menawarkan sistem presensi digital yang lengkap.
Salah satu fitur unggulan yang bisa digunakan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah Live Attendance. Fitur Live Attendance dapat membuat karyawan menginput data kehadiran mereka di mana saja melalui aplikasi mobile Presensi by GUGU.
Karyawan tinggal membuka aplikasi tersebut, melakukan absen selfie, kemudian Presensi by GUGU akan melacak posisi karyawan dan data kehadiran akan secara otomatis masuk ke dalam sistem.
Jika dahulu HR harus men-download data kehadiran secara manual, kini dengan menggunakan Presensi by GUGU tak perlu lagi download secara manual. Karena Presensi by GUGU merupakan aplikasi absensi online berbasis cloud, di periode payroll pun HR tidak perlu lagi menghitung ulang masing-masing jumlah kehadiran karyawan.
Dengan mengintegrasikan modul payroll, gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis sehingga sangat menghemat waktu HR.
Itulah tadi beberapa keunggulan dan jenis sistem presensi online.
Jika anda tertarik untuk mencoba fitur dari Presensi by GUGU, anda bisa mencoba demo secara gratis dengan mendaftarkan perusahaan anda di sini.
Coba sekarang juga dan nikmati kemudahannya!
